Pflicht & Folgen
Warum brauche ich überhaupt eine Verfahrensdokumentation?
Wer seine Buchhaltung digital führt oder eine elektronische Kasse nutzt, muss nach den GoBD nachvollziehbar dokumentieren, wie Belege, Daten und Prozesse verarbeitet werden. Genau das leistet eine Verfahrensdokumentation. Sie gehört bei vielen Unternehmen — egal ob Einzelunternehmen, GbR oder GmbH — zu den Unterlagen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgelegt werden müssen.
Wen betrifft es?
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Sie sind als Einzelunternehmer tätig und nutzen eine Buchhaltungssoftware.
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Sie führen eine GbR, UG oder GmbH.
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Sie erstellen oder empfangen Rechnungen digital.
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Sie archivieren Belege elektronisch.
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Sie setzen ein Warenwirtschafts-, ERP- oder Kassensystem ein.
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Sie verwenden DATEV, Lexoffice, sevdesk oder eine ähnliche Software.
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Sie erledigen Ihre Buchführung elektronisch.
Trifft einer oder mehrere Punkte auf Sie zu? Dann sollten Sie eine Verfahrensdokumentation vorhalten.
Was kann ohne passieren?
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Probleme bei einer Betriebsprüfung
Fehlende Dokumentation führt häufig zu Rückfragen und erhöhtem Prüfungsaufwand. -
Steuerliche Nachteile
Bei schwerwiegenden Mängeln kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen oder die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln. -
Formeller Mangel
Die Buchführung gilt ohne Verfahrensdokumentation als formell unvollständig. -
Zeit- und Kostenaufwand
Fehlende Prozesse müssen oft nachträglich rekonstruiert und erläutert werden.
Der Status quo
Die Anforderung ist klar. Der Weg dorthin nicht.
Es gibt keine Behörden-Vorlage zum Ausfüllen. Die GoBD schreiben vor, was dokumentiert sein muss — nicht, wie.
Deshalb bleiben Ihnen bisher drei Wege.
Das eigentliche Problem ist nicht das Schreiben. Es ist zu wissen, welche Fragen überhaupt beantwortet werden müssen — und dass jeder dieser Wege entweder Ihr Geld oder Ihre Zeit kostet. Meist beides.
Weg 1
Muster aus dem Netz
Beschreibt am Ende einen Prozess, den es bei Ihnen so nicht gibt. Sie müssen selbst wissen, was in die Lücken gehört.
Weg 2
Berater beauftragen
Steuer- und Wirtschaftsberater rufen dafür üblicherweise 1.500–4.500 € auf. Und Ihre Zeit brauchen Sie trotzdem: Unterlagen zusammenstellen, Prozesse erklären, Entwürfe abstimmen.
Weg 3
Selbst schreiben
Heißt: GoBD lesen, interpretieren, Struktur selbst bauen — und hoffen, nichts vergessen zu haben.
Die Lösung
So arbeitet VD5
Vom Link zum fertigen Dokument. Ohne teuren Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
VD5 ist ein KI-Agent, der das Fachwissen mitbringt. Sie liefern nur die Antworten über Ihr Unternehmen — Struktur, Fachsprache und Vollständigkeit kommen von VD5.
1
Zugang einrichten
Einladungslink öffnen, Delta Chat installieren, Link erneut öffnen. VD5 erscheint als Kontakt in Delta Chat. Kein Konto, kein Passwort, kein Portal.
2
VD5 stellt die Fragen
Schreiben Sie „Start“. Von da an führt VD5 — in Alltagssprache, in der Reihenfolge, die eine Verfahrensdokumentation verlangt. Sie müssen nicht wissen, was die GoBD fordern.
3
Sie antworten in Ihren Worten
In Etappen, jederzeit unterbrechbar. Der Verlauf bleibt erhalten. Fehlt etwas, hakt VD5 nach.
4
Sie erhalten Ihr PDF
Eine vollständige, strukturierte Verfahrensdokumentation — bereit zur Freigabe durch Ihre Steuerberatung und zur Übergabe bei einer Prüfung.
Die ersten 10 Anfragen sind kostenfrei.
Sie können VD5 ausprobieren, bevor Sie sich entscheiden. Die vollständige Verfahrensdokumentation kostet 299 € einmalig — kein Abo, keine Abstimmungstermine.
Was ist Delta Chat?
Delta Chat ist ein Ende-zu-Ende-verschlüsselter Messenger — ohne Telefonnummer, ohne E-Mail-Adresse, ohne
Passwort. Sie bleiben immer Privat! Für JEDEN!
Der Chat läuft auf Ihrem Gerät, und Sie können die Dokumentation über Wochen in Etappen erstellen, ohne dass etwas verloren geht.
Und der doppelte Klick? Beim ersten Öffnen des Einladungslinks richten Sie den Messenger ein, beim zweiten startet der Agent.
Vertrauen & Konformität
Datenschutz, Sicherheit & EU-KI-Verordnung
Auf technischer Ebene ist für Sicherheit gesorgt. Ihre Daten werden nach aktuellen Standards verarbeitet und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Der KI-Agent handelt innerhalb klar definierter Grenzen und trifft keine eigenständigen Entscheidungen ohne menschliche Kontrolle. Dadurch bleibt die Nutzung jederzeit sicher, vorhersehbar und kontrollierbar.
Zusätzlich erfüllt der Agent die Transparenzanforderungen gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung. Sie erkennen jederzeit, dass Sie mit einer KI interagieren, und erhalten klar formulierte, verständliche Antworten. Es gibt keine versteckten Mechanismen oder manipulative Logik, sondern eine offene und nachvollziehbare Kommunikation.
Das Angebot
Ein Kontingent. 100 Anfragen.
Einmalig kaufen, flexibel nutzen — bis Ihre Verfahrensdokumentation steht.
Im Kontingent enthalten
✓100 Anfragen an den VD5-KI-Agenten
✓Nutzung direkt in Delta Chat — ohne Account-Zwang
✓Geführter Fragenkatalog über 9 GoBD-Kapitel
✓Korrektur per Chat-Befehl
✓Export der Verfahrensdokumentation als PDF
Die ersten zehn Chatnachrichten mit VD5 sind für jeden Nutzer vollständig kostenlos. Das reicht, um VD5 in einer realen Situation zu erleben – nicht aber um ein fertiges Dokument zu erstellen.
Nach der zehnten Nachricht informiert VD5 Sie direkt im Chat darüber, dass der Dienst ab diesem Punkt zahlungspflichtig wird, und stellt Ihnen einen Zahlungslink bereit.
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So arbeitest du mit dem VD5-Agenten
Der Dialog läuft in Delta Chat (Einzel- oder Gruppenchat, Ende-zu-Ende-verschlüsselt). Im Gruppenchat sprichst du den Agenten per @vd5 an, sonst reagiert er nicht.
Eine beliebige erste Nachricht (z. B. „Hallo") startet ihn. Er begrüßt dich, erklärt Datenschutz, weist auf die App und die Korrektur-Befehle hin — und stellt direkt Frage 1.1.
Er stellt immer nur eine Frage. Jede Frage enthält:
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Kurz-Titel + Pflicht-Kennzeichnung
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Worum geht es? — Erklärung in Alltagssprache
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ggf. Glossar-Erläuterungen zu Fachbegriffen + ein Beispiel
Du antwortest einfach in normalem Freitext. Der Agent bewertet oder kommentiert nicht — er merkt sich die Antwort und stellt die nächste Frage.
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Optionale Frage trifft nicht zu → Tippe "Nicht vorhanden" (gilt als gültige Antwort).
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Pflichtfrage, muss beantwortet werden. Ist als Pflichtfrage markiert.
Nach der letzten Frage (9.3) übergibt der Agent das Ergebnis automatisch an die WebXDC-Miniapp „VD5-App" in derselben Gruppe. Du öffnest die App, trägst unter „Freigabe durch" deinen Namen und „Freigabe am" das Datum ein und klickst „Entwurf freigeben".
-
/korrektur 2.2 → ändert die Antwort auf Frage 2.2 (Nummer anpassen).
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/abschluss → erzeugt danach einen aktualisierten Bericht.
Im Marktvergleich
Bruchteil der üblichen Kosten.
Eine GoBD-Verfahrensdokumentation erstellen zu lassen, kostet auf dem Markt meist vierstellig.
VD5 liegt deutlich darunter — geführt und ohne Abo.
Steuerberater / Beratung
1.500–4.500 €
projektbezogen, hoher Abstimmungsaufwand
Spezial-Dienstleister
ab ~1.500 €
individuell, kennt interne Abläufe nicht im Detail
Doku-Software (Abo)
ab ~200 €/Jahr
laufende Kosten, Eigenarbeit
Word-Mustervorlage
0–400 €
generisch, ~40 Seiten Eigenarbeit, fehleranfällig
VD5
299,00 €
einmalig, geführt im Chat, ohne Abo, PDF-Ergebnis
Kundenstimmen
Aus der Praxis.
Wie Unternehmen ihre Verfahrensdokumentation mit VD5 erledigt haben.
Die Verfahrensdokumentation habe ich jahrelang vor mir hergeschoben. Mit VD5 war ich an einem Nachmittag durch — ganz ohne extra Beratungstermin.
F. Gutmann
Verständliche Fragen, klarer Ablauf — am Ende ein PDF, das mein Steuerberater ohne Nachbesserung freigegeben hat.
C. Lüpken
Dass alles im Messenger läuft, klang erst ungewöhnlich — war aber genau richtig: kein neues Login, die Daten bleiben bei uns.
L. Sabottig
Beim Wechsel unserer Buchhaltungssoftware mussten wir die Dokumentation ohnehin neu aufsetzen. Mit VD5 ging das nebenbei — die Fragen waren klar, und ich konnte einzelne Antworten per Chat noch nachbessern, ohne von vorn anzufangen.
J. Eilers Petkovic
Bei ein paar technischen Fragen zu unserem Buchhaltungsprogramm war ich unsicher. Ich habe die Details kurz über perplexity.ai nachgeschlagen, die Antwort in VD5 eingetragen — und war noch schneller durch als gedacht. Die Kombination hat einfach funktioniert.
G. Laempe
Angebote vom Berater lagen im vierstelligen Bereich. Für 299 Euro hatte ich mit VD5 die fertige Dokumentation in der Hand — ein Bruchteil der Kosten, ohne Abstriche beim Ergebnis.
A. Trautheim-Hofmann
Das Angebot
Ein Kontingent. 100 Anfragen.
Einmalig kaufen, flexibel nutzen — bis Ihre Verfahrensdokumentation steht.
Im Kontingent enthalten
✓100 Anfragen an den VD5-KI-Agenten
✓Nutzung direkt in Delta Chat — ohne Account-Zwang
✓Geführter Fragenkatalog über 9 GoBD-Kapitel
✓Korrektur per Chat-Befehl
✓Export der Verfahrensdokumentation als PDF
Die ersten zehn Chatnachrichten mit VD5 sind für jeden Nutzer vollständig kostenlos. Das reicht, um VD5 in einer realen Situation zu erleben – nicht aber um ein fertiges Dokument zu erstellen.
Nach der zehnten Nachricht informiert VD5 Sie direkt im Chat darüber, dass der Dienst ab diesem Punkt zahlungspflichtig wird, und stellt Ihnen einen Zahlungslink bereit.
Häufige Fragen
Rechtlicher Hinweis
Die Verfahrensdokumentation wird mit Unterstützung eines KI-Assistenten erstellt. Der Steuerpflichtige trägt die volle Verantwortung für deren Richtigkeit und Vollständigkeit. Eine inhaltliche Prüfung durch eine fachkundige Person ist vor der Freigabe zwingend erforderlich, um die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gemäß GoBD sicherzustellen. VD5 ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Beratung.
Die fertige Verfahrensdokumentation ist als Organisationsunterlage gemäß § 147 AO und § 257 HGB mindestens 10 Jahre aufzubewahren und bei Änderungen der Software, Prozesse oder Verantwortlichkeiten unverzüglich aktuell zu halten (Versionierung und Änderungshistorie).
Widerrufsbelehrung. Bei VD5 handelt es sich um digitale Inhalte, die nicht auf einem körperlichen Datenträger geliefert werden. Das Widerrufsrecht des Verbrauchers erlischt gemäß § 356 Abs. 5 BGB, wenn er vor der Ausführung des Vertrags ausdrücklich zugestimmt hat, dass mit der Ausführung begonnen wird, und zugleich seine Kenntnis davon bestätigt hat, dass er durch die Zustimmung sein Widerrufsrecht verliert. Für Kaufverträge gegenüber Unternehmern besteht kein gesetzliches Widerrufsrecht. Zustimmung durch Kauf. Der Verbraucher bestätigt die Kenntnisnahme dieser Widerrufsbelehrung sowie sein Einverständnis mit dem Beginn der Vertragsausführung vor Ablauf der Widerrufsfrist — und damit dem Erlöschen seines Widerrufsrechts — durch Anklicken der Schaltfläche „Zahlen".
Kein Abonnement, keine Kündigung. Erworben wird ein einmaliges Kontingent von 100 Anfragen an den KI-Assistenten. Es entsteht kein wiederkehrendes Vertragsverhältnis; eine Kündigung ist daher nicht erforderlich. Laufzeit des Kontingents. Das erworbene Kontingent hat kein Verfallsdatum und bleibt gültig, solange der Anbieter den Dienst betreibt. Sind alle 100 Anfragen verbraucht, erhält der Kunde eine Nachricht über den Messenger Delta Chat mit der Möglichkeit, ein weiteres Kontingent von 100 Anfragen zu erwerben.